Orçamentação do seu Health Club durante uma pandemia [VIDEO]

Mesmo em tempos "normais", os orçamentos, a contabilidade e as finanças são assuntos que podem parecer assustadores e, por vezes, esmagadores. Se acrescentarmos uma pandemia, a ideia de olhar para os orçamentos que precisam de ser ajustados é ainda mais difícil - e apenas mais uma coisa a acrescentar à sua lista sempre crescente de tarefas. Todas as empresas tiveram de fazer alterações à forma como operam, incluindo a forma como as finanças são geridas. E isso pode ter apanhado alguns desprevenidos.

Quando a pandemia da COVID-19 chegou, uma coisa com que o Presidente e Director-Geral do Stone Creek Club and Spa, Larry Conner, não precisou de se preocupar foi em sentar-se para planear um novo orçamento a partir do zero. Em vez disso, alterou alguns números e conseguiu facilmente criar três orçamentos diferentes para preparar a sua empresa no caso de três cenários diferentes - todos osmeses.

"O meu modelo foi construído para isso, fiquei muito grato por isso", diz Conner, cujo clube está localizado em Covington, LA.

Recentemente, sentou-se connosco antes da sua apresentação "Preparar orçamentos para todos os cenários", que terá lugar na Cimeira de Inovação da IHRSA a 17 de Setembro, para destacar algumas tácticas de orçamentação que são úteis durante estes tempos que estamos a atravessar e o que pode esperar aprender durante a sua sessão.

Tudo se resume a entradas e saídas de dinheiro

Se sente que está a lutar para solidificar o seu orçamento neste momento, não está sozinho. De acordo com Conner, o negócio dos clubes não é geralmente concebido para o tipo de orçamento que é necessário no clima actual. Um orçamento para um clube é normalmente planeado para um a três anos e consiste num orçamento de capital e num orçamento de exploração estruturado numa base de acréscimo e não numa base de fluxo de caixa.

Mas, neste momento, o dinheiro é rei. Não se trata de demonstrações contabilísticas normais. É preciso ajustar-se a uma demonstração do tipo fluxo de caixa: entradas e saídas de dinheiro, e ser capaz de a ajustar rapidamente.

"Só temos de saber o que está a entrar e o que está a sair, todos os dias, todos os meses. Quero dizer, é semana a semana. Temos de saber o calendário das nossas contas, temos de saber o calendário das nossas receitas, para termos a certeza de que temos dinheiro suficiente no banco", afirma.

Para começar, Conner diz para prestar atenção às coisas que importam e às coisas que fazem os maiores ajustes no resultado final. Considere-as primeiro e determine o que pode mudar. O que é que se pode dispensar? Do que é que precisa para sobreviver?

Um plano orçamental capaz de dar conta de tudo

Depois, pode começar a trabalhar no seu modelo de orçamento. A criação do seu modelo de orçamento inicial levará tempo e será muito pormenorizada. Mas, se for feito correctamente, este orçamento único será capaz de reproduzir rapidamente vários cenários e será o único orçamento de que necessita.

"Um orçamento resolve o problema para todos. Não estou a criar um novo orçamento para esta situação. Estou apenas a modificar o meu orçamento existente. Por isso, quando configuramos correctamente o nosso modelo, quando introduzimos alguns números para qualquer cenário, ele dá-nos o que precisamos."

Dá o exemplo de quando o seu clube foi encerrado durante os primeiros meses da pandemia de COVID-19, tendo enviado um inquérito aos sócios para lhes perguntar quando é que, após a reabertura do clube, regressariam e descongelariam as suas quotas. Precisava de determinar quanto dinheiro iria entrar e quando. Quando os resultados do inquérito chegaram, não eram os que ele esperava. Ele sabia que tinha uma base de membros forte e pensou que os membros estariam ansiosos por regressar de imediato. E, embora quisessem, a informação sobre a COVID-19 ainda estava a evoluir e as pessoas ainda estavam nervosas para ir a qualquer lado.

"Tive de ajustar os meus orçamentos três vezes. Mas, felizmente, construí-o de forma a que o ajuste do orçamento - o orçamento do fluxo de caixa - fosse rápido. Se alterar alguns números, tudo flui e o modelo vai até ao fim. Por isso, pode ser muito rápido, mas no início é muito pormenorizado para o configurar. Mas depois de o fazer, pode utilizá-lo para qualquer cenário", diz Conner.

Saiba mais na Cimeira de Inovação da IHRSA

Na sua apresentação na Cimeira de Inovação da IHRSA, Conner irá explicar em pormenor como criar este orçamento para a sua própria empresa. E, mesmo que não esteja a trabalhar com orçamentos diariamente, ele diz que há sempre algo que pode aprender.

"A coisa mais importante que podemos fazer é trabalhar em rede e aprender com os outros. É espantoso o que se pode extrair se se dedicar algum tempo a ouvir as experiências de outras pessoas e a modificar as nossas próprias experiências."