Encontrar o fornecedor correcto de software de gestão de clubes

Há uma série de razões pelas quais os clubes podem considerar a mudança de pacotes de software. Muitas vezes, as empresas podem ultrapassar a capacidade de um sistema para se adaptar ao seu crescimento. Outras razões comuns incluem, mas não se limitam a, uma interface de utilizador difícil de utilizar, demasiadas funcionalidades complexas, falta de automatização ou de funcionalidades, indisponibilidade de integração de software de parceiros ou de aplicações de marca, ou fraco apoio do fornecedor.

"As duas razões que mais ouço para a mudança são os clientes que procuram um maior nível de serviço ou um parceiro que partilhe a sua visão a longo prazo", afirma Nick Hahn, vice-presidente de produto do Club OS e da ASF Payment Solutions. "É importante que a plataforma que gere o seu negócio seja apoiada por um parceiro que partilhe os seus objectivos."

Para Jarrod Saracco, COO da World Gym International, que opera 200 franquias em seis continentes, a mudança para o software Club OS e ASF foi principalmente uma questão de tempo e oportunidade.

"O encerramento devido à pandemia deu-nos a oportunidade de analisar internamente todas as facetas da nossa organização, de cima para baixo. Isso incluiu olhar para tudo e ver onde poderíamos fazer ajustes ou melhorias", explica ele. "O meu foco particular tem sido ajudar os proprietários e franchisados dos nossos ginásios não só a recuperar após esta pandemia, mas também a prosperar no futuro. Só seremos bem sucedidos se eles forem bem sucedidos. Para o conseguir, tudo tinha de ser explorado, incluindo o nosso conjunto de tecnologias. Não direi que tínhamos problemas específicos com a nossa solução existente; simplesmente determinámos que precisávamos de uma mudança para estimular o crescimento, por isso foi o que fizemos."

Satisfazer as principais necessidades

No que diz respeito à funcionalidade e a outras necessidades críticas, a lista de tarefas de Saracco não era assim tão extensa.

"Queríamos uma plataforma que fosse simples e fácil de utilizar na linha da frente, especialmente para os trabalhadores mais jovens que estão a chegar", afirma. "Também queríamos relatórios detalhados, personalização para as nossas necessidades específicas e apoio dedicado."

Este último requisito, diz Hahn, "foi muito importante para nós. Queríamos verdadeiramente um parceiro neste projeto".

Nesse sentido, a comunicação e a cooperação eram as pedras angulares de qualquer acordo que a World Gym viesse a celebrar. Saracco esperava poder pegar no telefone, falar com um representante dedicado e obter as respostas e o apoio de que necessitava em tempo real. A capacidade de personalizar os sistemas com base nas necessidades exclusivas do franchisador e de se adaptar rapidamente ao seu crescimento era também um requisito fundamental.

"Temos grandes planos", afirma Saracco, "e qualquer parceiro com quem eu me alinhasse tinha de compreender que estamos a avançar a grande velocidade, e é melhor que consigam acompanhar esse ritmo".

Finalmente, a World Gym queria desenvolver um acordo que criasse responsabilidade para ambas as partes. Isso significava expectativas claramente definidas, uma comunicação eficaz e a vontade de trabalhar em conjunto para resolver os "problemas" que surgem com uma nova relação e uma grande mudança de software. Além disso, diz ele, é importante fazer negócios com pessoas com quem nos sentimos confortáveis.

Outras considerações

Qualquer mudança de software implica uma reflexão aprofundada sobre as suas necessidades e sobre o impacto que a mudança terá na sua organização.

"Faça os seus trabalhos de casa", aconselha Saracco. "Para ser completamente honesto e transparente, não existe um sistema de software ou uma empresa que sirva para todos. Cada pessoa tem necessidades e requisitos únicos, e não há problema. Existem imensas opções e cada empresa tem os seus pontos fortes e áreas que podem precisar de ser melhoradas ou que podem não se adequar exatamente às suas necessidades.

No final do dia, tome boas decisões comerciais com base em factos reais - e não em boatos dos concorrentes - e observe a relação que constrói com eles durante o processo. Continua a ser um negócio de pessoas, por isso, o que faz mais sentido para si, para os seus colaboradores e, em última análise, para os seus utilizadores finais? Neste caso, a equipa do Club OS/ASF e a minha equipa pareciam realmente trabalhar bem em conjunto, e isso ajuda muito a criar confiança."

"É importante compreender realmente as suas próprias necessidades, tal como acontece com a compra de uma casa", diz Hahn. "Quais são as suas necessidades não negociáveis? Quais são as coisas sem as quais pode viver?" Mas para além das características, procure alguém com quem possa estabelecer uma parceria; alguém que, como diz Jarrod, o ouça e responda a si.

Se não souber o que perguntar, fale com os seus colegas do sector para obter feedback e apoio. Faça muitas perguntas. Como é que os seus dados estão a ser utilizados? É uma plataforma tecnológica e de dados de compensação Payfac? Integra-se com outro software ou é um ecossistema fechado, o que pode limitar o que os seus clientes podem fazer? Oferece os relatórios de que necessita?

Porquê o Clube OS/ASF?

O sistema Club OS/ASF baseia-se numa poderosa plataforma de análise que tem vindo a evoluir desde o seu lançamento inicial no início de 2020. Tem sido particularmente atrativo para os operadores de maior dimensão, uma vez que a sua funcionalidade de integração multi-localização oferece a capacidade de aprofundar e elaborar relatórios a partir de resumos executivos de alto nível até aos números de desempenho regionais, de localizações específicas e mesmo de funcionários individuais.

"Funções como a nossa funcionalidade de acompanhamento do treino pessoal ajudaram os nossos operadores de PT pesados a continuar a aumentar as suas receitas por membro", acrescenta Hahn. "E o facto de termos a funcionalidade de inscrição e agendamento online totalmente integrada ajuda os nossos operadores mais pequenos a poupar tempo. Os seus sítios Web podem facilmente oferecer esta funcionalidade sem a necessidade de fornecedores adicionais, desenvolvimento personalizado ou atualização manual de horários em vários sistemas."

Para além destas funções, a plataforma Club OS/ASF inclui análises automatizadas e fáceis de utilizar; acompanhamento do treino pessoal, que ajuda a aumentar as receitas de PT; integração de software que permite aos clientes trabalhar com outros parceiros; segmentação de audiências que permite aos clubes personalizar e automatizar mensagens e ofertas; adesão e agendamento online incorporáveis para poupar a comunicação entre os potenciais clientes e a sua equipa de vendas; e uma solução de gestão de inventário e POS com navegação fácil de utilizar para que os operadores possam poupar tempo a verificar as compras dos membros a partir de qualquer dispositivo e, simultaneamente, controlar o inventário - tudo com o toque de um dedo.

Muitas das discussões que temos com clientes que pretendem mudar de fornecedor de software de gestão de clubes começam com uma pergunta: "Como podemos trabalhar de forma mais eficiente e oferecer aos nossos membros uma melhor experiência? diz Hahn. "Nossa resposta é que quando você integra o Club OS com a ASF, você pode otimizar o engajamento de vendas, automatizar seu marketing e, o mais importante, começar a coletar dados importantes sobre seus clientes em potencial e membros para que você possa gerar receita com as promoções que importam e ressoam com eles".

Saiba mais sobre as soluções de pagamento da ASF análises ou solicite uma demonstração. Para saber mais sobre a plataforma Club OS/ASF em ação, assista a este webinarque documenta os primeiros 365 dias de Saracco no World Gym.